Dostatečný časový odstup
Majitelé firmy se sami musí rozhodnout, zda část osobních věcí, zejména pracovní dokumentace a citlivých materiálů, vystěhovat svépomocí, anebo vše komplet svěřit do rukou stěhovací firmě. V každém případě musí specialista – technik provést analýzu pracoviště a rozsah přemísťovaných břemen. Plánování vyžaduje dostatečný předstih, v němž se rozhoduje o termínu stěhování, o jeho přesném rozfázovaném harmonogramu, a v souvislosti s tím i o požadavcích a ceně za prováděné práce. Cílem předběžné schůzky je informovat klienta o:
· Počtu nasazených zaměstnanců stěhovací firmy.
· Počtu stěhovacích vozů a jejich celkové kapacitě.
· Rozsahu celé akce, kterou lze rozdělit i do více časových úseků, např. na dva nebo tři dny.
· Dohodě, které předměty bude stěhovat firma, a které si klient odstěhuje na vlastní pěst.
· Vyčlenění předmětů, jež se budou balit do ochranné bublinkové fólie.
· Zajištění speciálních požadavků v případě stěhování velmi těžkých nebo objemných břemen, např. trezorů. S tím souvisí např. příprava terénu, nasazení speciální techniky, zabezpečení vjezdu a parkování stěhovacích vozů.
· Detailním plánu celé akce, tzn. stanovit denní postup, jakým způsobem, co a kam se bude přemísťovat, a kdo je za jaký sektor zodpovědný.
Přestěhování technologického zázemí a kancelářských firemních prostor může být příležitostí i k vyklízení všeho nepotřebného. Je to tedy zároveň jakýsi generální úklid. Stěhováci mohou zajistit ekologickou likvidaci rozbitého nábytku a nepotřebných věcí, včetně skartace dokumentů.
Vhodný termín
Ten bývá u akcí podobného typu klíčový, a i když je teoreticky možné stěhovat firmu za provozu, výhodnější je vyhradit pro tyto účely jeden nebo dva dny, kdy je největší klid. Ideální bývá víkend nebo svátek, tehdy mají zaměstnanci zpravidla volno. Pokud trváte na stěhování po Praze v pracovních dnech, optimální dny jsou čtvrtek nebo úterý. Ze zkušeností mnoha specialistů totiž vyplývá, že pondělky, středy a pátky bývají příliš hektické, stresující, a vzniká tak řada nedorozumění a zmatků.
